Mai 27

Aménagez votre espace de travail pour être plus efficace

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rangement efficace pour télésecrétaire

Si vous êtes au travail, regardez autour de vous – Combien de choses se trouvent sur votre bureau? Combien de choses sont accrochées sur les murs?

 

 

 

 

Toutes ces choses sont des distractions visuelles et comme nous ne sommes que des êtres humains, nos esprits ne peuvent pas les ignorer. Les objets autour de nous attirent notre attention et l’encombrement augmente le stress.

 

La solution: simplifier, modifier, réduire au minimum.

 

Dans mon espace de travail, j'ai une configuration assez minime et propre. Quand j'ai déménagé, j'ai tout retiré, notamment les cadres sur les murs. Une seule chose est restée : le calendrier. Sur mon bureau, il n’y a que deux photos de ma famille, un téléphone, une imprimante et un ordinateur. Pour mon ordinateur, c’est le même principe, j'essaie d'avoir un seul programme ouvert à la fois (parfois, mais il m’arrive d’en ouvrir plusieurs mais seulement lorsque c’est nécessaire).

 

Votre productivité ne sera que meilleure s’il n’y a pas de distraction, si votre espace de travail reste sans encombrement, rangé et propre. Vous constaterez en plus une diminution radicale de votre stress. Je vous recommande fortement de faire l’essai. Votre espace peut contenir quelques effets personnels, mais pour être plus efficace, il faut rester concentrer sur les tâches à accomplir, sinon votre journée de travail sera plus stressante que nécessaire.

 

Une note rapide sur la productivité. Nous devons être efficaces, répondre aux demandes urgentes de nos clients mais sans pour autant négliger notre vie de famille. En aménageant mieux notre espace de travail, en organisant mieux nos journées, nous sommes plus efficaces et donc nous pouvons faire notre travail dans un laps de temps plus court, nous aurons plus de temps pour nous-mêmes, pour nos familles et nous pouvons atteindre nos objectifs.

 

Créer un environnement simplifié:

 

  •  Modifier vos murs. Regardez toutes les choses accrochées autour de vous. Sont-elles vraiment nécessaires ? Il y a de fortes chances que non. Certaines photos sont accrochées pour nous rappeler de bons moments, pour nous faire rire, mais elles viennent nous distraire. Retirez-les toutes et n’en gardez qu’une, ajoutez, si ce n’est déjà fait un calendrier. Si vous avez un post-it ou un objet qui vous aide à vous rappeler de finir un dossier ou autre, laissez le sur votre bureau, certes, il vous distraira mais c’est pour la bonne cause.

 

  • Ramasser tous vos documents. Avez-vous tous les papiers sur votre bureau? Pensez à les classer dans des bannettes, ou pochettes. Rassembler les en un seul tas, traiter les par ordre d’importance. Cela peut prendre un certain temps si vous avez un tas de papiers, mais croyez-moi, c'est du temps bien dépensé. Notez sur votre calendrier les dates importantes. N’hésitez pas à faire une liste de tâches. Ne faites pas plusieurs piles, gérez par ordre d’importance.

 

  • Déplacer vos bibelots. Avez-vous un tas de petites choses sur votre bureau? Photos, Cadeaux fabriqués par vos enfants, des tas de stylos et de trombones. Débarrassez-vous de tous, sauf peut-être une ou deux photos et le cadeau (tout dépend de la place qu’il prend). Les stylos et les trombones peuvent être mis dans un des tiroirs du bureau. Toutes les petites décorations sont sources de distractions.

 

  • Faire le tri dans votre ordinateur. La plupart des gens ont un ordinateur encombré avec des icônes. Ceci est source de distraction et il est difficile de trouver des dossiers. Faites des sous dossiers, tâches, en cours, tâches urgentes, archives, etc. Autre astuce: ne pas avoir un tas de programmes ouverts en même temps. Travailler sur une seule tâche à la fois.

 

  • Organiser vos tiroirs. Gardez seulement ce qui est nécessaire. Prévoyez une place pour chaque chose et assurez-vous de toujours mettre les choses à leur place.

 

Pour aller plus loin

 

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4 Responses to “Aménagez votre espace de travail pour être plus efficace”

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