Juin 13

Bien ranger pour mieux travailler

by in Comment faire, Efficacité, Outils, Télésecrétariat, Télétravail

 Rangement AB OfficeAfin de travailler sereinement il faut tout d’abord s’organiser et qui dit organisation dit rangement.

Généralement on dit toujours des personnes organisées, qu’elles se retrouvent même si leur bureau est sens dessus dessous. J’ai essayé et je peux vous dire que j’ai failli me noyer dans mes documents.  Après quelques mauvaises surprises j’ai revu ma façon de faire et pour cela j’ai commencé par mettre de l’ordre dans mon bureau mais aussi dans mon ordinateur.

 Pour vous y retrouver, commencer par faire de la place sur votre bureau. Des feuilles posées sur le coin du bureau, avec pour office une règle ou un stylo pour les empêcher de s’envoler, j’avoue ce n’est pas le meilleur bloc document connu.

 Pour remédier à ce désordre, j’ai investi dans des bannettes, des pochettes couleurs, des boîtes à archives en carton.

 Les bannettes me servent à traiter les affaires en cours, je les classe par degré d’urgence. Les plus urgentes sont classées dans la bannette la plus haute, je classe le reste des documents dans les autres bannettes en vérifiant bien que l’importance soit respectée.

Une fois les dossiers traités, je  clos le dossier et le range immédiatement dans la boite à archives, qui généralement ne se trouve jamais bien loin, un dossier peut toujours refaire surface.

 Sur les boites, j’ai noté les lettres alphabétiques, mes clients sont ainsi classés dans l’ordre, cela me fait un gain de temps incroyable.

Je ne comprends pas pourquoi cette méthode n’a pas été exploitée avant.

Afin de me retrouver dans mes fichiers clients, chaque dossier est répertorié dans un fichier excel, cela me permet de retrouver plus facilement un courrier ou un document.

Pour faciliter les recherches, les documents sont nommés et datés. Mon 5S est respecté

 Ces dossiers sont aussi classés par ordre alphabétique mais bien sûr il peut y avoir d’autres façon de ranger ses dossiers, soit par numéro d’affaire soit par années.

 Après plusieurs essais l’ordre alphabétique me convient le mieux, aussi bien pour les boites à archive que pour mes fichiers.

Et vous quelle méthode utilisez-vous pour vous y retrouver ?

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2 Responses to “Bien ranger pour mieux travailler”

  1. From Brigitte:

    Le gros soucis, pour des personnes comme moi, c’est de ranger et mettre de l’ordre régulièrement…en effet, j’arrive mieux à travailler quand tout est dispersé…:/ du moins j’en ai pris l’habitude.., je vais essayer d’y renoncer et place au rangement!

    Posted on 27 novembre 2013 at 0 h 10 min #
  2. From Marjo:

    Je travaille de la même façon que Brigitte. C’est difficile de changer nos bonnes vieilles habitudes en effet.
    Marjo Articles récents…ForumMy Profile

    Posted on 20 mai 2014 at 16 h 36 min #

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