Mai 06

Comment bien organiser un voyage d’affaire à l’étranger

by in AB-Office, Business, Comment faire, Télésecrétariat, Télétravail

Être télésecrétaire signifie aussi assistante. Préparer un voyage d’affaire demande beaucoup de rigueur et de sérieux, cela ne s’improvise pas. Vous devez organiser pour votre client un voyage à l'étranger, voici quelques conseils pour la préparation de ce déplacement.

Il y a beaucoup de petits détails à répertorier pour faire en sorte que le voyage se déroule sans problème et le meilleur moyen est de commencer par prendre des notes. Lister toutes les personnes à contacter pour mener à bien votre mission, les documents à présenter, les moyens de transport à prévoir.

Votre liste détaillée terminée, vous pouvez entamer les recherches et les démarches.

  • Vérifier si le passeport de votre client est encore valide, si ce n’est pas le cas, il faut faire une demande de renouvellement auprès de la mairie, il faut compter en moyenne un délai d’une semaine.
  • Vérifiez les formalités auprès de l'ambassade du pays de destination pour les visas, pour les vaccins.
  • Si votre client souhaite se déplacer en voiture, est-ce que son permis Français suffit-il ou est-ce qu’il doit se munir d’un permis international. Si c’est le cas, la demande se fait en préfecture.
  • Faites le point avec votre client, quelles sont les dates de départ et de retour souhaitées, quels hôtels, ses préférences, quelles compagnies aériennes
  • Lors de la réservation de l’hôtel, assurez-vous bien qu’il y ait toutes les commodités nécessaires, internet, salles de conférence.
  • Notez toutes les informations sur un agenda, afin de mieux vous y retrouver.
  • Pensez à réserver une voiture de location, si votre client souhaite conduire, sinon contactez différentes compagnies de taxi, certaines proposent des formules mettant à disposition un chauffeur  accompagnant le client tout au long de son séjour,
  • Notez bien tous les numéros de téléphone, ainsi que le nom du contact pour ne pas avoir différents interlocuteurs.

A chaque réservation, demandez toujours une confirmation écrite.

Depuis quelques années je me suis specialisée dans ce type de prestation, mes nombreux voyages professionnels m'ont permise de connaitre toutes les "ficelles" des voyages d'affiares.L'Asie et la Chine plus précisemment est le pays le plus demandé par mes clients, les possibilités de business y sont larges et mon réseau permet de proposer une assistance de traduction si besoin.

Un voyage d'affaire réussi est un voyage où le client ne doit penser qu'à son business et rien d'autre, les soucis d'organisation ne doivent même pas  être connu.

Le client doit pouvoir optimiser le maximum de temps sans être gêner par un contretemps de déplacement, c'est à l'assistante de gérer tout cela.

N'hésitez pas à me contacter via mon site  AB-OFFICE pour toute étude de voyage d'affaire, je me ferai un plaisir de vous conseiller dans votre démarche.

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8 Responses to “Comment bien organiser un voyage d’affaire à l’étranger”

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