Mai 06

Comment bien organiser un voyage d’affaire à l’étranger

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Être télésecrétaire signifie aussi assistante. Préparer un voyage d’affaire demande beaucoup de rigueur et de sérieux, cela ne s’improvise pas. Vous devez organiser pour votre client un voyage à l'étranger, voici quelques conseils pour la préparation de ce déplacement.

Il y a beaucoup de petits détails à répertorier pour faire en sorte que le voyage se déroule sans problème et le meilleur moyen est de commencer par prendre des notes. Lister toutes les personnes à contacter pour mener à bien votre mission, les documents à présenter, les moyens de transport à prévoir.

Votre liste détaillée terminée, vous pouvez entamer les recherches et les démarches.

  • Vérifier si le passeport de votre client est encore valide, si ce n’est pas le cas, il faut faire une demande de renouvellement auprès de la mairie, il faut compter en moyenne un délai d’une semaine.
  • Vérifiez les formalités auprès de l'ambassade du pays de destination pour les visas, pour les vaccins.
  • Si votre client souhaite se déplacer en voiture, est-ce que son permis Français suffit-il ou est-ce qu’il doit se munir d’un permis international. Si c’est le cas, la demande se fait en préfecture.
  • Faites le point avec votre client, quelles sont les dates de départ et de retour souhaitées, quels hôtels, ses préférences, quelles compagnies aériennes
  • Lors de la réservation de l’hôtel, assurez-vous bien qu’il y ait toutes les commodités nécessaires, internet, salles de conférence.
  • Notez toutes les informations sur un agenda, afin de mieux vous y retrouver.
  • Pensez à réserver une voiture de location, si votre client souhaite conduire, sinon contactez différentes compagnies de taxi, certaines proposent des formules mettant à disposition un chauffeur  accompagnant le client tout au long de son séjour,
  • Notez bien tous les numéros de téléphone, ainsi que le nom du contact pour ne pas avoir différents interlocuteurs.

A chaque réservation, demandez toujours une confirmation écrite.

Depuis quelques années je me suis specialisée dans ce type de prestation, mes nombreux voyages professionnels m'ont permise de connaitre toutes les "ficelles" des voyages d'affiares.L'Asie et la Chine plus précisemment est le pays le plus demandé par mes clients, les possibilités de business y sont larges et mon réseau permet de proposer une assistance de traduction si besoin.

Un voyage d'affaire réussi est un voyage où le client ne doit penser qu'à son business et rien d'autre, les soucis d'organisation ne doivent même pas  être connu.

Le client doit pouvoir optimiser le maximum de temps sans être gêner par un contretemps de déplacement, c'est à l'assistante de gérer tout cela.

N'hésitez pas à me contacter via mon site  AB-OFFICE pour toute étude de voyage d'affaire, je me ferai un plaisir de vous conseiller dans votre démarche.

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8 Responses to “Comment bien organiser un voyage d’affaire à l’étranger”

  1. From Mat@Billet d'avion pas cher:

    Une petite liste bien pratique, même dans le cas d’un voyage personnel.
    Je pense surtout à mon billet d’avion et mon passeport mais c’est vrai qu’il y a d’autres choses importantes…

    Posted on 5 janvier 2012 at 19 h 17 min #
  2. From sofia péline:

    Je suis tout à fait d'accord ! Merci pour ces conseils 🙂 Je rajoute qu'on peut bénéficier de l'aide des professionnels dans le domaine en ce qui concerne l'organisation des évènements professionnels comme le guide Bedouk.fr qui simplifie le choix de la destination, propose plusieurs lieux originaux et plusieurs services et qui regroupe les meilleurs prestataires évènementiels.

    Posted on 19 avril 2012 at 19 h 05 min #
  3. From Eric@Avocat permis:

    Je ne connaissais pas du tout cela, merci pour ces quelques explications… Je pense que même pour moi qui voyage peu, cela pourra être utile. 🙂

    Posted on 5 janvier 2013 at 17 h 36 min #
  4. From delphine:

    Moi qui suis en première année de bts assistante de direction, donc vraiment débutante, votre article je l’ai imprimé pour pouvoir avoir l’allure d’une pro devant mes profs 😉
    merci à vous 😀

    Posted on 25 mars 2013 at 19 h 10 min #
  5. From hotels Ile Maurice et Seychelles:

    Bonjour,

    Merci pour toutes ces informations indispensables pour tous les voyages d’affaire. Il est vrai que grâce à ces astuces on est certain d’organiser des déplacements réussis.

    Posted on 31 mai 2013 at 17 h 32 min #
  6. From Carole:

    un voyage d’affaires a toujours besoin d’être rentabilisé, c’est primordial. autant qu’il y ait la personne qui s’occupe de les organiser soit compétente et suive ces conseils à la lettre. merci

    Posted on 11 février 2014 at 10 h 56 min #
  7. From martine:

    Le voyage d’affaire est très délicat à gérer et toutes les subtilités permettant sa réussite doivent être maîtrisées. D’où la pertinence d’articles comme les vôtres lu ailleurs pour un déplacement professionnel optimisé.

    Posted on 4 décembre 2014 at 17 h 40 min #

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