Août 04

Comment optimiser le classement sur son pc

by in Comment faire, Efficacité, Télésecrétariat, Télétravail

Le travail d’une télésecrétaire est en partie un question de gestion de documents, la multiplication de fichiers sous différents formats nous impose un classement rigoureux afin d’être le plus efficace possible.

Pour y voir claire dans le nombre croissant de documents que nous traitons au quotidien, il convient de respecter quelques consignes bien pratiques afin de ne pas se retrouver submergé.

Dans un premier temps il est important de se créer une arborescence claire et logique. Nul besoin de se compliquer la vie avec des chemins d’accès trop compliqués, allez à l’essentiel et gardez à l’esprit que votre arborescence doit permettre de retrouver n’importe quel documents très rapidement.

Le choix des noms de dossiers et fichiers est également important, il faut être le plus précis. Déterminez des noms de dossiers génériques que vous détaillerez avec des noms de fichiers explicites.

Évitez de mettre des dossiers dans d’autres dossiers, imaginez votre classement « virtuel » comme un classement physique, vous ne ranger pas un classeur à l’intérieur d’un autre donc faites de même sur votre pc.

De nombreux outils existent pour optimiser le classement, comme les liens hypertextes ou les macros, établissez un document sur une feuille excel par exemple y contenant la liste de tous vos documents, et insérer un lien hypertexte. Par un simple clic vous ouvrez votre fichier sans même ouvrir le dossier le contenant, gain de temps assuré.

Une autre possibilité existe de nos jours avec la mise en réseau de documents, vous avez déjà tous entendu parlé des « cloud », et bien signifie que toute la gestion et l’utilisation peut être faite en réseau sans aucun stockage sur votre poste. Google document, Dropbox et autre en sont les parfaits exemples.

 

 

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