Fév 17

Comment rendre la gestion des mails plus efficaces

by in AB-Office, Business, Télésecrétariat, Télétravail

Vous ne vous y retrouvez plus dans vos mails, voici quelques conseils qui pourraient vous faire gagner du temps et vous épargner trop de stress.

Notre activité de télésecrétaire implique la réception de nombreux mails, de clients,de fournisseurs.

Il est très facile de se retrouver débordé, donc une remise en question s’impose et si besoin il faut revoir son organisation.

–         Tout d’abord, planifiez-vous des moments pour la lecture de vos mails, vous pouvez par exemple, les lire le matin, en commençant votre journée, après le déjeuner, puis en fin d’après midi. Le fait de laisser votre messagerie ouverte, vous empêche de vous concentrer pleinement sur votre travail car vous êtes sans cesse interrompu par les alertes mails. S’il y a un dossier urgent à rendre en fin de journée, votre client, vous appellera sans attendre.

–         Imposez vous un temps bien déterminé pour la lecture de vos mails, évitez de dépasser cette plage horaire, autrement votre emploi du temps sera complètement chamboulé.

–         Classez vos messages. Faîtes un répertoire dans la boîte de réception, créer une règle soit en privilégiant le nom de l’interlocuteur, ou l’objet du message ou par exemple le nom du dossier.

–         Si vous répondez à un message, cochez le, vous perdrez moins de temps à savoir si vous avez répondu ou pas. De même vous pouvez utiliser le code couleur si c’est un message important ou non.

–         Traitez au fur et à mesure vos mails. Ne les lisez pas seulement. Si une réponse est nécessaire, faîtes le de suite. Ne reportez pas à demain ce que vous pouvez faire aujourd’hui, vous gagnerez un temps précieux. Si un dossier nécessite plus que quelques minutes de réflexion, notez dans votre agenda, qu’il faut impérativement le traiter. Classez le mail dans un répertoire prévu pour les urgences à traiter.

–         Afin d’éviter de recevoir et d’envoyer des mails inutiles, posez vous la question si le contact direct ne serait pas préférable. Un détail vous manque, vous voulez une explication, vous gagnerez en temps en appelant directement votre client au lieu de passer du temps à écrire votre mail et attendre patiemment qu’on vous réponde.

–         Si vous envoyez un mail en attendant des réponses claires et précises, prenez soin de bien poser vos questions en étant bien clair et précis, tout le monde sera gagnant.

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