Nov 09

Comment vivre sans papier

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paperless AB Office  télsecrétariat

Comme vous avez pu le lire précédemment je suis une adepte de la réduction de papier plus connu sous le nom de « paperless » de l’autre côté de l’atlantique.Voici comment y arriver sans peine.

 

En quelques points je vous explique comment j’ai réduit de près de 95% ma consommation de papier et ce pour plusieurs raisons dont une que je vous expliquerais prochainement.

1. Demandez à vos sous traitants, clients, fournisseurs de tout transformer en e-facture

Dès réception de la moindre facture, contactez le service facturation et demandez leur de ne plus vous envoyer de format papier. De nombreux services tels que EDF, les opérateurs téléphoniques et autres services administratif pratique déjà la e-facturation

Les relevés de banques également peuvent être sous format numérique.

Le but est de stopper le problème à la source en impliquant directement les émetteurs.

2. Enregistrer au format PDF

Le format numérique par excellence du « paperless » est le Pdf, il permet de convertir, lire et créer des documents qui ne pourront plus être modifiés par la suite (sauf par son créateur mais seulement dans la version optimum de Adobe)

Au quotidien, quand je reçois un document papier, je le scanne directement et le transforme automatiquement sous Pdf.

Pour convertir tout type de documents numériques en Pdf, j’utilise Pdfcreator qui crée une imprimante virtuelle qui imprime donc sous Pdf, très utile.

3. Triez vos papiers

Le rangement est une étape primordiale dans une organisation sans papier, même s’il peut être difficile et ennuyeux de ranger, l’efficacité passe par cela.

Créez vos catégories et sous catégories.

Certaines catégories globales pour commencer:

  • Administration
  • Banque
  • Assurance
  • Factures eau,électricité, téléphone
  • Contrats

4. Séparez les articles qui ont besoin de rester sous forme imprimée

  • Impôts
  • Certificats (naissance, mariage, livret de famille…)
  • etc…

5. Équipez vous avec de petits gadgets qui vous garantissent une efficacité optimale :

Attention, je recommande fortement l’achat 2 ou 3 disques durs ou clés USB, car une fois que vous numérisez les documents, la copie papier est perdue à jamais une fois que vous la déchiquetez.

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3 Responses to “Comment vivre sans papier”

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