Juin 07

Découverte du métier de secrétaire à l’étranger: Singapour

by in AB-Office, Business, Télésecrétariat

Lors de mon dernier voyage en Asie, j’ai eu l’occasion de rencontrer d’autres secrétaires, leurs points de vue étaient très intéressants et j’ai voulu vous en faire profiter par le biais d’une petite interview.

Sunny Diao, 30 ans, , nous explique brièvement sa fonction au sein d’une société de transit de containeurs à Singapour.

Pouvez- vous décrire brièvement les activités de votre entreprise?

Je travaille pour une société qui s’appelle Singamas Container Holdings Ltd (« Singamas ») qui est quotée à la bourse de Hong Kong depuis 1993

Singamas est l’un des premiers fabricants mondiaux de conteneurs de premier plan et un opérateur majeur de dépôts de conteneurs et des terminaux dans la région Asie-Pacifique. Singamas Groupe exploite onze usines de production , la production de conteneurs de fret sec, conteneurs FlatRack pliable, conteneurs à toit ouvert, des conteneurs réfrigérés, conteneurs bitutainer, conteneurs-citernes, d’autres conteneurs spécialisés et de pièces contenant. Singamas groupe gère également des dépôts de conteneurs et onze terminaux (deux à Hong Kong, huit dans la République populaire de Chine et un en Thaïlande), une salle d’opération à Hong Kong et une entreprise de logistique à Xiamen, en Chine.

Combien de secrétaires travaillent avec vous?

Environs 17 secrétaires pour les usines et les bureaux de Hong Kong et Singapour qui ont besoin de coopérer au quotidien .

Pouvez-vous me décrire votre travail?

J’occupe le poste de secrétaire de direction du vice président.

Quelles sont vos tâches?

1、Gestion quotidienne, correspondance, planification, pointages, organisation repas et diner, réception des visiteurs et gestion téléphonique.
2、Organisation des voyages d’affaire pour le vice président, arrangement de visa, billets d’avions, hôtels et transport.
3、Impression et mise à jour des documents et des fiches de contacts clients .
4、Coordination et arrangement des événements, réunions et activités dans et à l’extérieur de la société, prise en charge des tâches de logistiques, reporting et rédaction des minutes de réunions.
5、Préparation et assistance à la rédaction des rapports et des présentations.
6、Communication avec les départements concernés.
7、Communication avec le Général Manager les divers  départements ainsi qu’avec les autres secrétaires des différentes usines
8、Autres tâches demandées par le vice président.

 

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Combien de langues parles-vous? Lesquelles?

Je parle anglais couramment.

Aussi, je parle quotidiennement le japonais. Au mois de décembre je vais passer mon diplôme de niveau 2, je suis sûre de l’obtenir.

Quelle est votre formation?

Je  suis graduée de l’Université de Jiamusi, je suis sortie major de ma promotion d’anglais en 2007. Pendant quatre ans,  j’ai travaillé dur et j’ai passé le TEM 8 (Test for English Majors-Band 8 ). J’ai été le moniteur d’étude de ma classe, le président de l’équipe de cérémonie et le vice-président de la Communauté ministère de la Student Union. J’ai pris part à de nombreuses activités à l’école, ce qui a amélioré mes capacités de communication et d’organisation .

Quel a été votre parcours professionnel?

Depuis plusieurs années, j’exerce le métier de secrétaire, mon objectif est  d’obtenir un maximum d’expérience et de savoir faire pour devenir une gestionnaire professionnelle.

Quelles sont vos heures de travail?

Huit heures par jour, cinq jours par semaine, normalement pas des heures supplémentaires.

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Quelles étaient vos motivations pour devenir secrétaire?

Secrétaire est un métier spécial, même si vous n’êtes pas le manageur ou le décideur, votre fonction vous permet de traiter des questions, de donner votre point de vue. Vous êtes témoin de grands événements. De nombreuses qualités sont nécessaires pour être une bonne secrétaire, ce qui me pousse à apprendre toujours plus, à améliorer ma façon de travailler, être plus rapide. C’est la principale raison qui m’a amené à devenir secrétaire.

Quelles sont les qualités nécessaires pour devenir secrétaire?

Avoir le sens des responsabilités
Respecter la confidentialité
Avoir l’esprit d’équipe
Avoir une forte personnalité et être aimable

 

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Quels sont les aspects positifs de votre profession?

–  Travailler avec les étrangers, aussi bien à l’écrit qu’à l’oral,

–  Mode d’esprit, être énergique dans le travail, avoir le sens des responsabilités,

–  Maîtriser les outils informatiques pour être opérationnel dans les meilleurs délais,

– S’adapter à différentes situations, notamment en travaillant avec des entreprises multiculturelles.

– La diversité ,

– Travailler de façon autonome,

Quels sont les aspects négatifs de votre profession?

Il ne faut pas être impulsif,

Sans grande expérience dans le secrétariat, vous risquez d’être oppressé.

Parfois il est difficile de travailler avec des collègues.

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2 Responses to “Découverte du métier de secrétaire à l’étranger: Singapour”

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