Août 31

Une télésecrétaire organisée est une télésecrétaire à succès

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De toute évidence le succès d’une télésecrétaire est en partie basé sur l’efficacité. Le fait de travailler seul nécessite une rigueur sans faille afin de palier à chaque demande. L’organisation de ses tâches de ses dossiers, de ses fichiers est un gage de sérieux et de responsabilité.

De plus en plus je me dirige vers une organisation sans papier, je scanne systématiquement chaque document avant de le détruire. Seuls les papiers administratifs devant être gardés un certain nombre d’années sont classés dans un classeur. J’essaie de garder autant que possible mon bureau ordonné et propre. Après chaque tâche effectuée je range immédiatement les choses qui y sont attachées avant de commencer une autre.

Ma boîte mail est classée quotidiennement, j’ai crée des règles automatiques qui permettent de diriger des courriers spécifiques directement dans les dossiers. Le gain de temps est incroyable, reste plus qu’à les lire dès que vous disposez d’un peu plus de temps. Cela permet également de découvrir les mails importants dans la masse de mails se trouvant dans la boîte de réception.

J‘utilise Google Calendar pour gérer mon agenda, cela me permet de consulter mon planning où que je sois et sur n’importe quel moyen de communication connecté à internet.( Sur mon Ipad une application s’en charge via la 3G)

 

Je ne reviendrai pas sur la to-do liste mais une fois de plus 5min prisent pour l’établir permet de gagner beaucoup plus en efficacité. Vous ne travaillerez plus à vue mais tout sera défini à l’avance, vous n’aurez plus qu’à suivre sagement cette liste.

Le bloc note de mon Iphone est un excellent bloc-note, rien ne m’échappe, je note tout ce qui me semble intéressant et ensuite je synchronise sur mon pc afin d’analyser et de décider de la suite à tenir.

Comme vous le voyez rien n’est laissé au hasard, chaque chose est utile et doit me permettre de gagner en efficacité. Être solo-entrepreneur est un métier difficile qui nous oblige à avoir une double voir triple casquette donc pas de place pour les approximations.

 

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2 Responses to “Une télésecrétaire organisée est une télésecrétaire à succès”

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